v Niveluri si reguli aplicate la calcularea grantului aprobat

v Reguli aplicate la calcularea grantului final

v Reguli privind gestiunea financiara

v Bugetul aferent grantului aprobat

1. Niveluri si reguli aplicate la calcularea grantului aprobat

1.1 Pentru calcularea grantului aprobat pentru cofinantarea implementarii proiectului, Agentia Nationala a respectat baremurile maxime prevazute in Apelul General la Propuneri 2007 si a luat in consideratie nivelul finantarii solicitate de candidati in Formularul de candidatura.

Grantul are urmatoarea structura :

1.2 Cheltuieli de subzistenta si transport – se acorda participantilor

1.2.1 Cheltuielile de subzistenta sunt calculate pe baza sumelor maxime alocate : saptamanal sau lunar pentru grupurile tinta IVT si PLM, respectiv saptamanal pentru grupul tinta VETPRO si sunt diferentiate in functie de tara de destinatie, conform Tabelului 5a din Apelul General la Propuneri.

Cheltuielile se subzistenta :

o Includ cheltuielile de transport, asigurare si viza, conform tabelului 5a din Apelul general la propuneri coloana «tineri, cota lunara »

Ø pentru grupurile tinta IVT si PLM - mobilitate cu durata mai mare sau egala cu 4 saptamani

o Nu includ cheltuielile de transport si viza, conform tabelului 5a din Apelul general la propuneri

Ø pentru grupurile tinta IVT si PLM - mobilitate cu durata mai mica de 4 saptamani - coloana « tineri, cota saptamanala fara transport »

Ø pentru grupul tinta VETPRO- mobilitate orice durata - coloana « adulti, cota saptamanala »

1.2.2 Cheltuielile de transport si viza sunt alocate separat de subzistenta doar pentru grupurile tinta IVT, PLM - mobilitate cu durata mai mica de 4 saptamani si pentru grupul tinta VETPRO - mobilitate orice durata, conform sumei solicitate in Formularul de candidatura.

1.2.3 Pentru persoanele insotitoare, grup tinta IVT - mobilitate orice durata, cheltuielile de subzistenta sunt calculate conform tabelului 5a din Apelul general la propuneri coloana « adulti, cota saptamanala », iar cheltuielile de transport conform sumei solicitate in Formularul de candidatura.

1.3 Cheltuieli pentru administrarea si monitorizarea proiectului - se acorda beneficiarului, nu participantilor.

Pentru toate grupurile tinta, orice durata a mobilitatii, suma maxim alocata este de 300 Euro / participant (se exclud persoanele insotitoare)..

1.4 Cheltuieli pentru pregatirea lingvistica, pedagogica si culturala a participantilor – se acorda beneficiarului, nu participantilor.

Pentru toate grupurile tinta, orice durata a mobilitatii, suma maxim alocata este de 500 Euro / participant.

Persoanele insotitoare nu beneficiaza de finantare pentru aceasta activitate.

2. Reguli aplicate la calcularea grantului final

2.1 Suma aferenta costurilor de subzistenta/participant se calculeaza pe baza numarului efectiv, real, de saptamani/luni de sedere in tara de destinatie multiplicat cu cota saptamanala/lunara aplicata la calcularea grantului.

Datele de inceput si de sfarsit ale mobilitatii se vor verifica pe baza biletelor de transport, tichetelor de imbarcare, declaratiilor participantilor.

Costurile vor fi finantate integral cu conditia realizarii tuturor activitatilor prevazute in programul de lucru pe intreaga durata a mobilitatii contractate si cu conditia realizarii tuturor obiectivelor mentionate in formularul de candidatura.

In cazul intreruperii mobilitatii in cazuri de forta majora, costurile care vor fi acceptate de AN sunt:

· cheltuieli de subzistenta “prorata temporis” (corespunzatoare perioadei de mobilitate efectuate)

· cheltuieli de transport si viza, daca acestea au fost alocate separat de subzistenta

2.2 Suma aferenta costurilor de transport, in cazurile in care acestea au fost alocate separat de subzistenta, se calculeaza pe baza costurilor evidentiate in documentele justificative aferente. Acestea nu vor putea depasi, in niciun caz, suma maxim prevazuta in bugetul aprobat.

Costurile finantate vor fi cele reale si in relatie directa cu mobilitatea.

2.3 Suma aferenta cheltuielilor de administrare si monitorizare a proiectului se calculeaza pe baza numarului real al participantilor la mobilitate, cu conditia realizarii tuturor activitatilor prevazute in programul de lucru si a tuturor obiectivelor din formularul de candidatura.

2.4 Suma aferenta cheltuielilor cu pregatirea lingvistica, pedagogica si culturala a participantilor se calculeaza pe baza numarului real al participantilor care au beneficiat de aceasta pregatire, cu conditia realizarii tuturor activitatilor prevazute in programul de lucru si a tuturor obiectivelor din formularul de candidatura.

3. Reguli privind gestiunea financiara

3.1 Contul bancar, ale carui detalii figureaza in contractul incheiat intre AN si beneficiar si in care va fi transferat grantul, va fi un cont in Euro deschis special pentru proiect sau un cont general al beneficiarului ; daca este un cont general, beneficiarul va utiliza un sistem de inregistrare in contabilitate si de evidenta care sa permita identificarea finantarii si a cheltuielilor legate de proiect.

Perioada de eligibilitate a cheltuielilor decontate din grant incepe la data semnarii contractului de catre AN si se incheie dupa 30 de zile calendaristice de la ultima zi de mobilitate.

Beneficiarul va efectua platile catre organizatiile partenere (intermediare / de primire) si catre participanti, in mod obligatoriu, prin transfer bancar.

Pentru grupul tinta IVT, in cazul in care persoana insotitoare administreaza global grantul aferent cheltuielilor de subzistenta ale participantilor, suma pe care aceasta o va gestiona ii va fi virata de catre beneficiar prin transfer bancar.

Factura este recunoscuta ca fiind un document justificativ al unei cheltuieli declarate in raportul final, doar daca prezinta urmatoarele caracteristici : numar si data, elemente de identificare ale emitentului, emisa pe numele beneficiarului, mentioneaza serviciul facturat.

De asemenea, orice factura emisa de un partener intermediar/de primire trebuie sa indice numarul proiectului aprobat, perioada aferenta serviciilor facturate, numele participantilor si detalierea serviciilor facturate.

Documentele justificative pentru fiecare tip de cheltuiala, enumerate mai jos, vor fi prezentate doar la solicitarea AN, in copie certificata a fi conform cu originalul de catre persoanele imputernicite.

3.2 Criterii de eligibilitate a cheltuielilor

3.2.1 Cheltuieli eligibile

Eligibilitatea unei cheltuieli va fi judecata in raport cu contextul general, cu natura si cu valoarea sa.

Pentru a fi eligibile cheltuielile trebuie sa indeplineasca urmatoarele criterii :

· Sa fie direct legate de activitatile prevazute in contract

· Sa fie necesare pentru realizarea activitatilor contractate

· Sa fie angajate in perioada de eligibilitate

· Sa raspunda principiului bunei gestiuni financiare

· Sa fie efectiv suportate de beneficiar si inregistrate in contabilitatea acestuia

· Sa fie identificabile si controlabile

3.2.2 Cheltuieli ineligibile

Anumite cheltuieli vor fi considerate ineligibile in toate cazurile, si anume :

· Cheltuieli angajate in afara perioadei de eligibilitate

· Cheltuieli care nu au legatura directa cu contractul

· Cheltuieli deja finantate dintr-o alta sursa comunitara

· TVA, cu exceptia cazurilor in care beneficiarul nu poate recupera aceasta taxa

· Cheltuieli bancare (pentru deschiderea si intretinerea contului, comisioanele de transfer bancar, cu exceptia celor legate de transferul grantului catre participanti)

· Cheltuieli nejustificate si excesive

3.3 Cheltuieli de administrare si monitorizare a proiectului – sunt forfetare (nu se solicita documente justificative)

Din suma alocata cheltuielilor de administrare si monitorizare se pot finanta urmatoarele cheltuieli :

o de personal

o de administrare

o pentru vizite de monitorizare

o solicitate de parteneri intermediari/de primire

3.3.1 Cheltuieli de personal

Beneficiarul poate deconta la acest capitol salariile persoanelor angajate in cadrul organizatiei proprii, nominalizate ca facand parte din echipa de gestiune a proiectului.

Cheltuielile vor fi calculate pe baza salariului orar/zilnic primit de angajat in mod obisnuit (inclusiv toate taxele platite la bugetul de stat, atat de angajat cat si de angajator) multiplicat cu numarul de ore/zile prestate pentru activitatile aferente proiectului ce face obiectul contractului.

Perioada de timp efectiv lucrata va fi evidentiata in fise de pontaj.

In niciun caz zilele de lucru complet remunerate din grant nu pot face obiectul unei alte remuneratii.

Salariile profesorilor decontate in cadrul proiectului vor fi eligibile in urmatoarele conditii:

- corespunzator numarului de ore/zile lucrate

- orele/zilele alocate proiectului sa nu faca parte din timpul pentru care sunt remunerati in mod normal, adica sa fie ore suplimentareDocumente justificative :

-fise de pontaj

- stat de plata semnat de contabilul sef si de angajat

3.3.2 Cheltuieli de administrare

Beneficiarul poate deconta la acest capitol costurile aferente :

· serviciilor de comunicatie (telefon, fax, internet, posta)

· serviciilor de fotocopiere

· achizitionarii de consumabile

· achizitionarii de echipamente (care se amortizeaza conform normelor legale)

· realizarii de materiale de diseminare, informare

· deplasarilor la sediul AN

· comisioanelor bancare aferente transferului grantului catre participanti

Documente justificative (in functie de natura cheltuielii)

-factura

-document de plata

-decont de deplasare insotit de documentele justificative aferente

-extras de cont

3.3.3 Cheltuieli pentru vizite de monitorizare (transport si subzistenta)

De maniera generala, vor putea fi finantate din grant doar deplasarile efectuate la partenerul intermediar/de primire direct legate de proiect si care privesc activitati precise (pregatirea, monitorizarea actiunii).

Doar persoanele nominalizate in echipa de gestiune a contractului pot efectua astfel de vizite ; AN trebuie sa fie informata in scris inainte de efectuarea deplasarii.

3.3.3.1 Cheltuieli de transport

Deplasarile se pot efectua cu autocarul, trenul, avionul clasa economica, vor fi decontate pe baza costurilor reale si vor fi limitate la calatorii utilizand formula cea mai economica. Se recomanda utilizarea biletelor Apex.

Documente justificative :

-bilete de autocar, tren, avion, tichete de imbarcare

-document de plata

-factura (daca este cazul)

Deplasarile efectuate cu autoturismul personal vor fi decontate pe baza variantei celei mai ieftine dintre:

- tarifare pe km pana la max 0,22 euro

- pretul unui bilet de autocar, tren, avion ( se va rambursa contravaloarea unui singur bilet, chiar daca in acelasi vehicul calatoresc mai multe persoane) ; pretul biletului va fi dovedit printr-un document eliberat de o societate de transport, oferta on-line etc.

3.3.3.2 Cheltuieli de subzistenta

Cheltuielile de subzistenta vor fi decontate in conformitate cu regulile interne in vigoare in cadrul organizatiei din care face parte persoana care se deplaseaza si nu vor putea depasi suma prevazuta in Apelul General la propuneri 2007 Tabelului 5a coloana « cota zilnica » (in functie de tara in care se efectueaza deplasarea).Documente justificative :

- decont de deplasare aprobat de persoanele abilitate si documentele justificative aferente

3.3.4 Cheltuieli de administrare si monitorizare solicitate de parteneri intermediari/de primire

Beneficiarul are libertatea de a considera impartirea fondurilor acordate pentru administrarea proiectului cu partenerii sai respectand sumele maxim alocate / participant.Documente justificative :

-factura emisa de partenerul intermediar/de primire

- document de transfer bancar pentru plata facturii

3.4 Cheltuieli pentru pregatirea lingvistica, pedagogica si culturala – sunt forfetare (nu se solicita documente justificative)

Pregatirea lingvistica, pedagogica si culturala a participantilor trebuie sa fie direct legata de continutul proiectului si se poate realiza in Romania si/sau in tara de destinatie. Pot fi decontate cheltuieli efectuate in urmatoarele varianteaferente urmatoarelor activitati :

3.4.1 Pregatire efectuata de un prestator de servicii

Documente justificative :

-contractul incheiat intre prestatorul de servicii si beneficiar, in care trebuie prevazute : descrierea precisa a activitatilor, datele de inceput si de sfarsit ale contractului, suma de plata

-factura emisa de prestator

-documentul de plata

3.4.2 Pregatire efectuata de personal angajat in cadrul organizatiei beneficiarului

Cheltuielile vor fi calculate pe baza salariului orar/zilnic primit de angajat in mod obisnuit (inclusiv toate taxele platite la bugetul de stat, atat de angajat cat si de angajator) multiplicat cu numarul de ore/zile care au fost prestate pentru activitatile de pregatire a participantilor.

Perioada de timp efectiv lucrata va fi evidentiata in fise de pontaj.

In niciun caz zilele de lucru complet remunerate din grant nu pot face obiectul unei alte remuneratii.

Salariile profesorilor decontate in cadrul proiectului vor fi eligibile in urmatoarele conditii:

- corespunzator numarului de ore/zile lucrate

- orele/zilele alocate proiectului sa nu faca parte din timpul pentru care sunt remunerati in mod normal, adica sa fie ore suplimentareDocumente justificative :

-fise de pontaj

- stat de plata semnat de contabilul sef si de angajat

-

3.4.3 Pregatire asigurata de partenerul intermediar/de primire

Documente justificative :

-factura

- document de transfer bancar pentru plata facturii

3.4.4 Achizitionare de carti sau alte materiale necesare pregatirii

Documente justificative :

-factura/bon fiscal

-document de plata

3.4.5 Achizitionarea de bilete pentru vizite culturale ale participantilor

Documente justificative :

-bilete

3.5 Cheltuieli de subzistenta si transport efectuate de participanti si persoane insotitoare

3.5.1 Cheltuielile de subzistenta

– transport inclus - acopera costurile de transport extern, asigurare, viza, cazare, masa si transport local al participantilor.

– transport exclus - acopera costurile de asigurare, cazare, masa si transport local al participantilor.

Documente justificative :

- dispozitia de transfer bancar a grantului catre participanti sau persoane insotitoare si extrasul de cont

- factura emisa de partenerul intermediar/de primire daca acesta a asigurat cazarea/masa/transportul local al participantilor, si documentul de transfer bancar aferent si extrasul de cont

- angajamentul de plata al beneficiarului, privind plata catre participanti si/sau catre partenerul intermediar/de primire a diferentei din grant neplatite (daca participantii nu au primit integral grantul sau facturile emise nu au fost platite integral ca urmare a faptului ca AN a transferat doar 80% din grant) ; se va utiliza modelul atasat la Indrumarul de intocmire a raportului final.

-

3.5.2 Cheltuieli de transport si viza a participantilor neincluse in subzistenta

Cheltuieli de transport reprezinta toate costurile de calatorie dus-intors de la locul de resedinta al participantilor, pana la locul de destinatie.

Suma prevazuta in bugetul aprobat este suma maxima ce va fi finantata din grant, chiar daca costurile reale pot fi mai mari.

Documente justificative :

- bilete de autocar, tren, avion, tichete de imbarcare

- factura (daca este cazul)

- document de plata

- chitanta pentru taxa de viza

Deplasarile efectuate cu autoturismul personal vor fi decontate pe baza variantei celei mai ieftine dintre:

- tarifare pe km pana la max 0,22 euro

- pretul unui bilet de autobuz, tren, avion ( se va rambursa contravaloarea unui singur bilet, chiar daca in acelasi vehicul calatoresc mai multe persoane) ; pretul biletului va fi dovedit printr-un document eliberat de o societate de transport, oferta on-line etc.

NB Agentia Nationala isi rezerva dreptul de a completa prezentele reguli financiare cu informatiile care vor fi primite ulterior de la Comisia Europeana.